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如何用项目管理的思维来打破固有思维?

来源:未知 浏览量: 发布日期:2021-01-04
 

俗话说,“万事皆项目”。项目管理是我们在工作、生活中不可或缺的一件事,因为有无数事情和问题要去处理。如果养成了项目管理的思维,就可以将一件复杂的事情简单化,快速达到预期目标。如果一味的使用已经固化的思想,就不能灵活变通,会让计划变得越来越乱,最后一团糟。

 

举个较为常见的具体事例吧,很多经历过的人看到肯定会会心一笑:

 

做过财务工作的人都知道,每年到年底的时候,公司内部就会做封账盘点。胡嘉尔作为一名运营支持,需要向财务报备本月度的采购预算以及出款金额。但是,在胡嘉尔整理好一切去财务部门提交申请单的时候,才知道财务年末提前五天封账,这一下子就打乱原本固有的计划。今年的预算也没提够申请,出款时间也不够,导致胡嘉尔一时间陷入了进退两难的僵局。

 

 

这件事情关系重要,胡嘉尔不敢怠慢,赶紧回去跟领导请示,希望能得到一些指点。

 

领导听说了这件事情,指出了他工作中的误区,并教他用项目管理的思维来解决这个问题,不要因为之前的做法而形成固有思维。因为项目的变化而灵活变更,这样才能更好的完成工作。

 

那我们就来看看项目管理思维分为以下哪几个方面吧,欢迎大家跟我们一起探讨,一起来分析胡嘉尔在工作中的误区和改进方向:

 

聚焦目标

 

项目的目标是:创造出独特的产品、服务or成果。

 

所以说,项目管理思维会让人们在面对一件待解决的复杂事务的时候,先聚焦目标,弄清楚完成这件事会产生出的目的、服务或成果才算达成了目标。

 

拿一开始胡嘉尔申报预算这件事情来说,我们首先应该弄清楚,做这一件事情要达到什么样的一个目的。

 

从开头的那个事例可以看出,胡嘉尔的目的,就是拿到每一笔预算。为了这笔预算,他可以规避掉风险。所以说,在几个月之前,就应该列清楚每个月的大概预算提交上去,以便财务那边能够有充足的钱款进行调配。另外要弄清楚财务工作的特殊性,知晓每年的特殊时间节点,不至于出现突然没钱出款的尴尬局面。这一点,胡嘉尔考虑不周,导致目标没有完成。

 

 

通过系统性思考来分解工作

 

在每一次的项目管理中,是需要通过系统性的思考来综合认知完成项目的整体概况、阶段还有步骤。然后将它们分解成一个个有结果的任务,并设置时间节点和阶段性目标,这样可以方便项目管理人员在整个项目过程中,可以随时地监控完成进展和状态。也会让项目显得更加有条不紊,会让每个阶段的问题在当下就解决完毕。

 

从项目的整体观来说,系统性的思考有助于建立对于项目认知的整体观和全局观,从多维度动态地综合考虑这些问题。经过系统性的思考,将达成目标需要的工作进行分解,定义工作的范围,划分阶段和任务层级,让每个分解的任务呈现可观察的状态,并且有可交付的成果。

 

在项目管理专业领域,一般常用 WBS(工作分解结构,Work Breakdown Structure)来描述和呈现这一思维的过程和成果。下面我们来简单的说一下WBS。

 

 

WBS是一个项目的综合工具,创建WBS是把项目工作按阶段可交付成果分解成较小的,更易于管理的组成部分的过程。

 

另外,在项目管理领域的WBS工作有几个必须要遵守的原则:

 

1、100%原则

 

WBS需要根据项目总范畴包含100%的内外部交付物,每一层分解的子任务也要100%覆盖它的父级任务范畴。也就是说,需要在同一个层次上列出所有的分项。例如,定制软件开发项目必须在第一层级覆盖需求评估,设计,开发,测试和交付五个完整的模块。

 

2、元素互斥

 

WBS结构中各个元素是相互独立不交叉的。在同一个层次上不能有类似“采购盘子和采购餐具”的并存。如果存在这样的交叉,将给未来的任务和资源分配带来混乱。工期和成本的估算也不会准确。

 

3、围绕产出计划

 

在列举WBS工作包时,要按照期望的产出物计划,而不能只是规划行动事件,因为后者要么事无巨细地堆叠,要么挂一漏万的疏忽。这是一个比较难以掌握的原则,因为我们本能上都是习惯直接拆解工作。但流程项目的完成都是为了一个承诺的交付,这个交付标准决定了我们从第一天开始的所有工作内容。

 

4、要有合理的工作包(work package)大小

 

项目所细分的工作包细密度并非越高越好,它的合理大小取决于多个因素。当然,工作包也不能大到无法进行分工,每个工作包至少要能够明确到特定的负责人,如果是多人负责的一类事务则必须要进—步细分。

 

提前制定一个详细的计划

 

想要完成一件事情,通常需要有计划地去完成。计划可以是一个电子档的Excel表格,可以是一个贴着彩色便签纸的小黑板,也可以是一张绘制精良的甘特图,这个就根据你的工作习惯和个人爱好来啦!不过管怎么说,我们需要一个计划来勾勒出在未来完成这件事预期的进展和完成时间。大家都知道,如果没有计划,会很容易松懈的。

 

 

那么计划该怎么设定才合理,才妥善,才完整呢?大致有以下几点供大家参考:

 

1、设定事件明确的归属关系


确定该项工作是属于哪个工作模块或者那一项大类的工作的子项,最主要的作用是在后期整理一个项目的投入资源

 

2、有明确的工作目标与要求

 

明确说明该项工作的具体目标与交付的内容,最主要的作用是让工作内容有一个很直观的呈现

 

3、对于事件有明确的优先级

 

最主要的作用是确定当前最需要完成的事项

 

4、有明确的负责人与协助人


最主要的作用是在执行工作时,可以直接找到对应的人去协调工作;

 

5.确定项目于开始时间与结束时间

 

确定一个项目所花费的时间,最主要的作用是合理的调配个人资源

 

6、确定项目的状态

 

确定一个项目在未开始、已开始、已结束的状态,最主要的作用是确定当前所有项目状态,合理调配资源

 

在一件还没有解决但是正准备解决的事情面前,有意识地先去制定完成计划,是项目管理中很重要的一种思维方式。而且这个思维方式不止可以运用在工作中,还会让你的生活和出行、出游,都变得更加有条理,更加精彩!说不定还会开拓你的思维,让你更有收获!

 

好吧,又要让我们的胡嘉尔同学出镜了。在最开始的事例里面,胡嘉尔每月度报备预算事件,完全可以提前预备好开始的提交单据的时间和出款时间,明确每个供应商的紧急程度,以便后期可以随时的调配资源。如果他让财务部门的人提前看到他的计划,就一定会告诉他年底封账的事情,胡嘉尔就可以提前做准备,不至于没完成目标。胡嘉尔同学,学到了吗?

 

团队协作与有效沟通

 

做过项目的人都知道,项目中一定会遇到难题,一定会遇到复杂、不可预料的事情。而解决一件复杂的事情,需要团结参与其中的所有人来共同努力。

 

有的人说,这简直就是太难了啊!众口难调,管人是世界上最麻烦的事情了!可是项目和事情就是要靠人来做的啊,你越是害怕,就越是完成不了。连团队都带不好,你还做什么项目经理?还怎么做管理?

 

那么团队之间的合作该怎么去做呢?我们为大家提供一些思路。

 

团队之间的合作,首先要能明确团队成员之间基于任务的责任矩阵,让整个团队责权明晰。还有,在完成自己任务的同时,还能协助团队里的其他人完成任务。在这些中,沟通的重要性不言而喻。

 

 

一个项目团队之间的成员相互之间想要做到有效沟通,通常要能达成三点:

 

  • 能随时从团队其他成员那里获取到想要的信息

  • 提供的信息能随时传达到可能需要的团队其他成员那里去

  • 尽可能消除或减少信息在成员之间的中转

 

举个例子吧,我们还是拿胡嘉尔的工作事例来解析。

 

胡嘉尔申请费用,要先提交单据,需要上级领导审批,也需要财务人员的审核,也需要商务人员的协调,无论哪一个环节出了问题,这个事情都完成不了,都会被打回来重批,这个相信很多人都体会过得吧?一次成功的项目,团队协作与有效沟通从始至终都发挥着不可替代的作用。

 

考虑风险

 

每一件要完成的事情,都有或多或少的因素导致我们可能无法完成,或者完成的时间、质量、成本等等无法达到满足目标要求,这些因素就是我们需要考虑的风险,也是项目管理中常见的风险管理和不确定性管理。

 

关于风险的考虑,可以很宏观,也要很细致。

 

还是要让小胡同学出境。胡嘉尔在规划出款的时候,如果本月度要有变动,导致无法准时的给供应商出款,就必须考虑到他们会不会临时停了服务,我们有没有备选方案,不能因为风险的存在,而没有考虑到,而导致公司的损失。在工作中,每一件事情都要多想想,多列举一些可能性,不要太乐观。要多向领导或者有经验的员工请教,很可能只是一个你没注意到的细枝末节,就让你的项目毁于蚁穴了。

 

 

拥有风险意识,可以让你做事时能提前进行风险规避、应对措施和心理准备,提高达成目标的成功率和调整对于结果的心理预期。这在生活中也一样会遇到的,多为自己计划一点总是没错的。

 

善于总结

 

在工作中,很多人很排斥写总结报告,因为不想再去回想,也不再去翻阅已经看过很多遍的资料、数据和策划案。但是不总结的话,你怎么能强化记忆,怎么能把经验归纳出来用于下一次项目中呢?那么难的项目都做完了,为什么还怕写一个总结报告呢?

 

善于总结,可以帮助我们沉淀工作经验和生活阅历,也可助我们打破固有思维,拥有更好的项目计划。

 

我们先以一个实践 Scrum 的敏捷研发项目为例,每一个研发的迭代周期结束时整个团队会召开 Sprint 回顾会议,用来总结在这次迭代中有哪些是团队做得好或者不好的地方,好的地方号召大家以此为榜样,在以后的工作中继续保持;不好的地方要吸取教训,避免以后再次发生同类型的错误。

 

胡嘉尔的此次经历也可以多做总结,以便不再因为一点因素而考虑不周,而导致整体事情都运转不起来。

 

当然,总结报告以客观评价、经验总结、数据分析为主,不要带有过于浓烈的个人情绪,更不要在里面把一些已经翻篇的事情再拿出来横加指责。

 

 

卷尾语

 

项目,又称为“计划、专案”,是为完成某一独特的产品或服务所做的临时性的努力。

 

临时性,是指项目有确定的开始日期和结束日期。

 

独特,意味着项目的最终结果不可重复,可随项目的调整随时变化。项目是一件事情,是一项独一无二的任务。从而项目的概念也可以理解为在一定的时间和一定的预算内所要达到的预期目的。我们既要每月制定详细的计划,又不能让他变成我们的固有思维,使用项目管理的思维,根据风险因素,灵活更新项目计划,让工作更好的完成。

 

项目管理作为一种教给我们系统做事的方法,有效地提升了自身各项任务实现的执行力,亦是成功实现目标的良好方法,同时也是一种科学控制过程的有效手段。

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